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      用友軟件從五個方面幫助企業提升管理
      來源:軒益科技    發布時間:2018-11-19

        作為財務業務一體化的用友財務管理軟件,用友軟件公司提供了主流的幾款軟件,有用友T3,用友T6,用友暢捷通T+,用友U8,用友NC等,不管是那款軟件用友財務軟件免費下載網站都覺得至少應該從如下五個方面幫助企業提升管理:

       ?。ㄒ唬?、職責的劃分和權限的界定,做到各負其職,各盡其責

        把企業各個部門的職責,不同人員的權限,用制度化、規范化的方式落實到軟件的設置中,那么每個人就只能在權限范圍內進行軟件操作。比如庫房人員不能看到成本價格和銷售價格,不同地區的業務員只能看到本地區客戶的情況等等。

       ?。ǘ?、對業務流程進行規范管理并加強管控

        每個企業都有自己的業務流程和業務控制點。在企業初創期,業務流程設計的原則是簡單高效,控制點也不能很多。隨著業務不斷發展,部門和人員都在增加,那么有時為了高效,業務流程就會顯得不規范,并且在手工處理方式下,要嚴格地加強業務控制點,就要費時費力,從而容易產生管理漏洞。

        借助信息化,就是要規范企業流程,加強管控。比如貴公司的業務基本上都是先款后貨,不存在對客戶的賒銷。我們就可以設置客戶沒有信用額度(就像信用卡一樣,沒有提前消費的額度),在客戶沒有打款之前,軟件是無法發貨的。這就避免了手工處理方式下一張訂單要層層確認才能流轉下去,萬一有天某個人請假了呢?

        再比如,咱們現在的流程是接到客戶的訂單后,財務確認已經打款了,庫房確認有庫存,才安排發貨出庫。那么該張訂單的執行情況如何了,到底發了多少貨,還有多少貨沒有發,如果我們的庫存不夠,是否已經安排了采購。這些信息在傳統的excel表下是很難實時統計出來的。在用友財務管理軟件中,這樣的數據查詢就變得很容易,并且是實時的、動態的。

       ?。ㄈ?、建立統一的信息化平臺,共享數據,高效溝通

        在傳統的模式下,經常出現這樣的情形:

        比如,同樣的商品,在業務員這里叫A1,在庫房那里叫A2,業務員通知庫房發貨A1,庫房發貨A2給客戶了。造成客戶不滿意。

        再比如,張三業務員問庫房,現在A商品還有多少庫存,庫房告知,還有100個,于是張三下達了80個的訂單;接著李四問庫房同樣的問題,庫房仍是這樣回答,于是李四也下達了80個的訂單。那么庫房中的100個貨物究竟該發給哪個客戶呢?

        造成以上的問題的根本原因,就是信息不共享。在手工處理方式下,各個部門是自己的單據和報表,各做各的,往往出現信息滯后和不統一的問題。

        用友企業管理軟件是什么?就是一個平臺,各個人員都在這個平臺上按照自己的權限進行操作,數據的影響是相通的。有一個人統一維護商品信息(編碼、名稱、規則型號等),大家使用的是一套商品信息,不會出現發錯貨的情況;再比如上述的情形二:張三錄入訂單后,庫房自然就看到庫存的數量已經被占用了80個了,那么可用數量就只有20個了,李四再詢問,就會說清楚。當然了,如果給予了業務員查詢庫存數量的權限,業務員自己都可以查詢,不用再打電話到庫房。

        以上這些作為信息化平臺來說,是基本的功能。隨著軟件開發的不斷深入,高效溝通現在被賦予了更深的含義----消息推送和預警機制。

        比如,錄入訂單后,系統會自動發送消息給審批人,審批人就可以及時高效地審批;我們發貨了,可以發送消息給客戶,讓客戶做好收貨準備等等;采購的某個商品一個未到貨,系統會發出預警,商品保質期快到了,也會發出預警等等。

        總之,使用信息化后,由"人找事"會變成"事找人"。

       ?。ㄋ模?、財務加強對業務的監督,并對業務數據實時反饋,財務業務高效對賬

        很多商貿型企業,都是重業務,輕財務,要么根本沒有財務人員,要么財務業務分開。其實,財務作為企業經營數據的反應,在企業的運作中,應該是起到加強對業務的監督并對企業的經營數據進行分析,幫助領導做相關決策的。

        在很多商貿型企業,還往往發生這樣的事情,因為財務和業務的記賬時間點不同,比如某個客戶打款5000元,月底發貨2000元,業務看到的余額還有3000元;但是月底的發貨沒有體現在財務帳上,財務看到的余額還是5000元,造成對賬不平。

        在用友企業管理軟件中,數據是共享的,財務是要監督業務并及時反應業務變化的。一個對賬單解決了企業與客戶的對賬,財務與業務的對賬。

       ?。ㄎ澹?、報表的統計和分析

        對軟件中報表的統計和分析功能,我們要從這幾個方面來認識:

        首先,在用友軟件中,所有的報表不是像excle表一樣格式是隨意設計的,數據是需要再手工填寫的。報表是根據業務流程中涉及的單據,自動產生的。比如我們收到了加盟商的打款,按照業務流程,我們要錄入一張收款單,錄入完畢之后,在該加盟商的對賬單上就自動顯示了該收款記錄;再比如,前臺接到加盟商的訂貨要求,錄入一張銷售訂單,則在訂單統計表中就自動顯示該訂貨信息了。

        其次,在用友軟件實施過程中,用友軟件呈現出來的報表數據能否與企業的要求一致或者貼近,取決于兩個因素。一是軟件本身的靈活程度;二是實施人員的能力,所謂"三分軟件、七分實施"。但是,就算在這個兩個條件都具備的情況下,軟件中的報表能完全代替execl表嗎,軟件中的報表能夠隨意設置嗎?我們不敢做這個保證。相信,凡是標準化的用友軟件也都不敢這樣保證。畢竟用友軟件有自己的運行規則和邏輯關系,不是excel工具。所以,對于某些數據的統計,還要借助excel來實現。一個好的實施人員會用自己的專業性最大化地滿足客戶數據統計的需要。

        再次,對于用友軟件的報表呈現,還要考慮"成本效益原則",或者成為"二八原則"。如前所述,報表數據來源業務流程中的單據。為了在報表中體現某些數據,把業務流程和單據設計的很復雜,花了八分的成本,得到了二分的收益,那么這種方案就是不可取的;我們要做的是什么呢?花費二分的成本,得到八分的收益。


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